REGULAMIN IMPREZY „III BIEG ŻUPNY” w dniu 05.10.2024 r. (Zawody)

Wszyscy zawodnicy są zobligowani do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.

1.Cel Zawodów:

1. Popularyzacja aktywności fizycznej na łonie natury,
2. Promocja Kopalni Soli „Wieliczka”,
3. Promocja Powiatu Wielickiego jako miejsca przyjaznego biegaczom,
4. Popularyzacja walorów historycznych i rekreacyjnych Wieliczki
5. Promocja walorów historycznych ziemi wielickiej,
6. Promocja naturalnych metod wzmocnienia odporności organizmu i profilaktyki zdrowotnej.

2.Organizator Zawodów:

1. Organizatorem Zawodów jest Fundacja Tres Companeros , ul. Młyńska 26, 32-005 Niepołomice
2. Zawody organizowane są w partnerstwie z (Partnerzy Zawodów):

• Kopalnią Soli „Wieliczka” S.A., Park Kingi 1, 32-020 Wieliczka, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie - Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000278401, NIP 683 000 34 27, REGON: 000041683, kapitał zakładowy: 21 000 000 zł – wpłacony w całości,
• Powiatem Wielickim, Rynek Górny 2, 32-020 Wieliczka
• Urząd Miasta i Gminy Wieliczka, ul. Powstania Warszawskiego 1, 32-020 Wieliczka

c. Kontakt w sprawach organizacji Zawodów

email: compan3ros@gmail.com

tel. 512 012 546: Andrzej Suchowski w godzinach od 9.00 do 15.00.

3.Termin i miejsce Zawodów

1. Zawody odbędą się w sobotę, 5 października 2024r., w Wieliczce.
2. Bieg odbędzie się na dystansie 5 km.
3. Start i meta Zawodów znajdować się będzie na terenie Parku św. Kingi.
4. Biuro Zawodów zlokalizowane będzie na terenie Kopalni Soli „Wieliczka”, ul. Daniłowicza 10 i będzie czynne w dniu imprezy od godz. 17:00 do 18:50.

4.Trasa biegu głównego Zawodów:

1. Trasa Zawodów będzie poprowadzona po pętli o długości ok 5000 metrów.
2. Limit czasu na pokonanie trasy Zawodów: 50 minut
3. Opis trasy: Nawierzchnia: asfalt, beton, droga szutrowa, bruk
4. Start/Meta: Kopalnia Soli „Wieliczka”, ul. Daniłowicza 10.

5.Program Zawodów

1. Otwarcie Biura Zawodów – rejestracja zawodników – godz. 17:00 – 18:50.
2. Start biegu na 5 km – godz. 19.00.
3. Podsumowanie wyników, dekoracja – ok. godz. 20:00.

6.Klasyfikacja i pomiar czasu podczas Zawodów

1. Pomiar czasu: elektroniczny, na podstawie indywidualnych chipów.
2. Bieg ma charakter indywidualnej aktywności na świeżym powietrzu, statystyka biegu prowadzona będzie wyłącznie na potrzeby informacyjne, w kategoriach kobiet i mężczyzn.
3. Wyniki dostępne będą w czasie rzeczywistym na tablicach informacyjnych oraz po Zawodach na https://sportmaniacs.com/pl/services/inscription/3-bieg-zupny

7.Warunki uczestnictwa w Zawodach

1. Uczestnikiem Zawodów może być osoba, która najpóźniej w dniu 04.10.2024 ukończy 10 lat. Zawodnicy zgłaszając się do biegu oświadczają, że startują w Zawodach dobrowolnie i na własną odpowiedzialność oraz, że nie występują u nich jakiekolwiek przeciwwskazania zdrowotne do udziału w biegu. Wszyscy zawodnicy muszą zostać zweryfikowani w Biurze Zawodów.
2. Zawodnik podczas weryfikacji musi posiadać dowód tożsamości.
3. Do weryfikacji zawodnicy dostarczają podpisane, przygotowane przez organizatora oświadczenie o stanie zdrowia (dostępne na stronie zapisów) a następnie odbierają numer startowy.
4. Numer startowy powinien być przypięty do odzieży w widocznym miejscu (z przodu) przez cały czas pobytu zawodnika na trasie.
5. Każdy z zawodników winien wnieść opłatę startową według obowiązującego cennika, opisanego w punkcie 9.

8. Zgłoszenia i zapisy

1. Rejestracja zawodników odbywa się wyłącznie przez system internetowy do dnia 04.10.2024.
2. Ostatecznym potwierdzeniem dokonania zapisu i zaksięgowania wniesionej opłaty startowej jest pojawienie się nazwiska na liście startowej wydarzenia na www.sportmaniacs.com
3. Organizatorzy wprowadzają limit startujących – 500 uczestników – decyduje kolejność wpłat. Lista startowa zostanie zamknięta w momencie nadania ostatniego numeru startowego.
4. Organizator może wydłużyć okres zapisów w przypadku nie osiągnięcia limitu uczestników wynoszącego 500 osób startujących.
5. Organizator przewiduje zapisy w Biurze Zawodów tylko w wypadku nie osiągniecia limitu zawodników.
6. Zmiany (przepisywanie) na liście startowej mogą odbywać się do 03.10.2024 r.

9.Wpisowe

1. Opłata/wpisowe za udział w Zawodach pokrywa koszty startu w Zawodach i wynosi 20,00 zł (dwadzieścia złotych). Przy płatności w Biurze Zawodów opłata wynosi 50 zł.
2. Opłatę za start należy uiszczać przy pomocy systemu płatności on-line w formularzu zapisów na stronie https://sportmaniacs.com/pl/services/inscription/3-bieg-zupny
3. Organizator nie zwraca opłaty startowej osobom, które nie ukończyły Zawodów lub też nie wzięły w nich udziału. Opłata raz uiszczona nie podlega zwrotowi.

10.Świadczenia startowe

1. Każdy zarejestrowany zawodnik w ramach wpisowego otrzyma następujące świadczenia startowe:

• numer startowy,
• elektroniczny pomiar czasu,
• okolicznościowy medal
• oznakowanie trasy,
• koszulkę techniczną (gwarancja rozmiaru tylko dla zapisanych do dnia 20.09.2024),
• napój/woda,
• okolicznościowe nagrody dla osób z najlepszymi czasami,
• obsługę techniczną,
• pierwszą pomoc przedmedyczną,
• dodatkowe świadczenia dla uczestników w miarę pozyskania sponsorów.

11.Wyniki i nagrody

1. Trzy najlepsze czasy w kategorii generalnej kobiet i mężczyzn – okolicznościowe nagrody.
2. Trzy najlepsze czasy w kategoriach: do 30 (nie ukończone 30 lat) / do 40 (nie ukończone 40 lat) / do 50 (nie ukończone 50 lat) / powyżej 50 (ukończone 50 lat) – okolicznościowe nagrody (osoby nagrodzone w klasyfikacji generalnej nie będą uwzględnione w kat. wiekowej)
3. Nagrody rzeczowe w miarę hojności sponsorów.
4. Oficjalne wyniki Zawodów będą dostępne w Internecie do 24h po Zawodach.

12.Dodatkowe informacje

1. Informacje na temat Zawodów będą umieszczane na Fanpage’u „Tres Companeros”, Bieg Żupny oraz na dedykowanym Wydarzeniu.
2. Nagrody nieodebrane podczas dekoracji nie będą przesyłane nagrodzonym.
3. Zawody odbędą się niezależnie od warunków atmosferycznych, jeśli nie zagrażają one bezpieczeństwu uczestników.

13.Ochrona przyrody i organizacja trasy

1. Zakazane są wszystkie czynności mogące naruszyć dobrostan obszarów, przez które prowadzi trasa Zawodów, zwłaszcza porzucanie śmieci. Wszystkie śmieci należy zostawiać w miejscach do tego przeznaczonych lub donieść do mety. Mile widziane jest podnoszenie śmieci z trasy i dostarczenie ich do najbliższego kosza, wszyscy pracujemy na wizerunek biegaczy.
2. Zakazane jest niszczenie lub zasłanianie oznaczeń Organizatora lub w inny sposób wprowadzane w błąd, co do przebiegu trasy Zawodów.
3. Zawody odbywają się na terenie zamkniętym dla ruchu. Mimo tego prosimy o zachowanie ostrożności. Istnieje teoretyczna możliwość pojawienia się pojazdu wyjeżdżającego z prywatnej posesji, zlokalizowanej przy trasie biegu.
4. Zakazane jest schodzenie z wyznaczonej trasy biegu.
5. Zawody odbywają się na ogólnodostępnym terenie, należy uszanować bezpieczeństwo, spokój i prywatność osób nie biorących udziału w Zawodach.
6. Trasa zostanie uprzątnięta z oznaczeń po zakończeniu Zawodów.

14.Ochrona danych osobowych

Organizator informuje, że udostępnione mu dane osobowe uczestników imprezy pn. BIEG ŻUPNY przetwarzane będą zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej RODO), w celu:

- przeprowadzenia imprezy tj.:

1. rejestracji uczestnika,
2. przypisania do odpowiedniej kategorii wiekowej,
3. ustalenia wysokości opłaty startowej i ewentualnego zwolnienia z obowiązku jej uiszczenia,
4. wyłonienia i prezentacji uczestników i zwycięzców, w tym w szczególności poprzez ogłoszenie ich danych osobowych publicznie, to jest w stosunku do nieoznaczonej grupy odbiorców przez komentatora w trakcie biegu, spikera na mecie biegu oraz w prasie, radiu, telewizji i innych mediach, e) prezentacji list startowych w zakresie: imię, nazwisko, miejscowość, kraj, kategoria wiekowa, płeć, klub, wizerunek bez ograniczenia czasowego na stronie internetowej Organizatora i/lub innego podmiotu wybranego przez Organizatora,
5. prezentacji list startowych w Biurze Zawodów w zakresie: imię, nazwisko, miejscowość, rok urodzenia w Biurze Zawodów,
6. weryfikacji uczestnika imprezy w Biurze Zawodów, w tym także ewentualnego ustanowienia pełnomocnika, który w imieniu uczestnika dokona odbioru przysługującego uczestnikowi pakietu startowego,
7. prezentacji wyników w zakresie: imię, nazwisko, miejscowość, kraj, kategoria wiekowa, płeć, klub, wizerunek bez ograniczenia czasowego na stronie internetowej Organizatora i/lub innego podmiotu wybranego przez Organizatora a także na mecie biegu, bezpośrednio po zakończeniu biegu,
8. przyznania i wydania nagród,
9. rozliczenia podatków, w szczególności podatku dochodowego od osób fizycznych należnego w razie otrzymania nagrody,
10. informacyjnym, statystycznym i archiwalnym Organizatora,

-marketingowym i promocyjnym Organizatora,

• przesyłania informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej,

- przesyłania newslettera

W związku z faktem, że dopuszcza się możliwość odbierania pakietów startowych i nagród przez osoby umocowane do dokonania tej czynności w imieniu uczestnika imprezy (pełnomocników uczestników), Organizatorowi imprezy zostaną udostępnione dane osobowe pełnomocników, w zakresie: imię, nazwisko, seria i numer dowodu potwierdzającego tożsamość, organ wydający dokument potwierdzający tożsamość.

Organizator informuje, że udostępnione mu dane osobowe pełnomocników uczestników imprezy pn. BIEG ŻUPNY przetwarzane będą zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z RODO w celu umożliwienia odebrania pakietu startowego w imieniu uczestnika imprezy.

Administratorem danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 jest Fundacja Tres Companeros z siedzibą: ul. Młyńska 29, 32-005 Niepołomice; adres poczty elektronicznej: compan3ros@gmail.com. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych: compan3ros@gmail.com

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust.1 i ust. 2 jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).

W związku z faktem, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest wyrażona

przez uczestnika/pełnomocnika uczestnika zgoda na przetwarzanie danych osobowych, może ona zostać wycofana w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody, przed jej wycofaniem. Zgoda może zostać wycofana w następujący sposób:

1. poprzez przesłanie stosownego oświadczenia o wycofaniu zgody na adres siedziby Administratora Danych Osobowych, tj. Fundacji Tres Companeros , ul. Młyńska 29, 32-005 Niepołomice) lub na adres poczty elektronicznej Administratora Danych Osobowych, tj. compan3ros@gmail.com,
2. poprzez złożenie stosownego oświadczenia w Biurze Zawodów. Odbiorcami danych osobowych uczestników, udostępnionych Organizatorowi będą podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych (firmy współpracujące przy organizacji imprezy, wybrane przez Organizatora) na podstawie stosownych umów powierzenia. Dane będą także udostępnione komentatorom biegu, spikerom na mecie biegu, osobom zgromadzonym na trasie i mecie biegu, osobom czytającym strony internetowe Administratora danych oraz podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych, czytelnikom mediów drukowanych, elektronicznych i innych.

Dane osobowe pełnomocników uczestników imprezy nie będą udostępniane innym odbiorcom. Dane osobowe uczestników, a także pełnomocników uczestników nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

Pozyskane dane osobowe uczestników i pełnomocników uczestników będą przechowywane przez Administratora danych osobowych przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków związanych z archiwizacją dokumentów. Okres ten wynika z wewnętrznych procedur Administratora danych osobowych dostosowanych do powszechnie obowiązujących przepisów dotyczących działalności archiwalnej (w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1993 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi) albo do momentu wycofania zgody.

Osobie, której dane dotyczą (uczestnikowi, pełnomocnikowi uczestnika) przysługują następujące uprawnienia, które może realizować względem Administratora Danych Osobowych:

1. prawo żądania dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO),
2. prawo żądania sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO),
3. prawo żądania usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO),
4. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych),
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO),
6. prawo do przenoszenia danych osobowych (art. 20 RODO);
7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych osobowych uczestnika imprezy jest dobrowolne, jednakże niezbędne do wzięcia udziału w imprezie pn. BIEG ŻUPNY. Niepodanie danych spowoduje brak możliwości wzięcia udziału w w/w imprezie.

Uczestnik imprezy może wyrazić zgodę na nieodpłatne, nieograniczone terytorialnie i czasowo wykorzystanie wizerunku przez Organizatora, tj. Fundacja Tres Companeros z siedzibą przy ul. Młyńska 29 w Niepołomicach obejmujące utrwalanie, obróbkę, powielanie i wykorzystanie wykonanych zdjęć przedstawiających jego osobę do celów informacyjnych i promocyjnych imprezy pn. BIEG ŻUPNY, przetwarzanie w mediach elektronicznych i drukowanych. Wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku następuje poprzez zaznaczenie odpowiedniego okienka (tzw. checkboxu) w trakcie dokonywania zapisu przez Internet na stronie Organizatora albo poprzez podpisanie stosownego oświadczenia w Biurze Zawodów.

15.Ochrona dzieci podczas imprezy sportowej

1. Zgodnie z wprowadzonymi standardami w zakresie ochrony dzieci, w przypadku zauważenia jakichkolwiek przejawów krzywdzenia dziecka, prosimy o zgłoszenie tego faktu do osoby kierującej biurem zawodów, która ma obowiązek przyjąć zgłoszenie, wypełnić kartę interwencji i wdrożyć adekwatne do sytuacji działania. Formy krzywdzenia dziecka oraz procedury postępowania na wypadek ich wykrycia opisane zostały w dokumencie Standardy Ochrony dzieci, dostępnym na stronie www naszej Fundacji https://trescompaneros.pl/standardy-ochrony-dzieci/

16. Postanowienia końcowe

1. zawody odbędą się bez względu na warunki atmosferyczne,

2. zawodnicy podczas biegu muszą posiadać numery startowe przypięte z przodu, w widocznym miejscu,

3. organizator nie przewiduje umieszczenie na trasie punktów z wodą do picia.

4. limit czasu dla biegu na 5 km wynosi 50 min,

5. organizator może podjąć decyzję o skróceniu trasy ze względu na wysoką temperaturę,

6. dopuszcza się do udziału w zawodach osoby uprawiające nordic walking,

7. uczestnictwo w zawodach ze zwierzętami na smyczy oraz z wózkami jest zabronione,

8. każdy uczestnik biegu zobowiązany jest do absolutnego przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz stosowania się do zaleceń służb zabezpieczających bieg, zwłaszcza podczas odcinków prowadzących po drogach publicznych,

1. uczestnicy zawodów winni ubezpieczyć się na własny koszt. Organizator nie zapewnia uczestnikom ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków,

10. wniesienie opłaty startowej i przyjęcie numeru startowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu przez uczestnika zawodów oraz zgodą na wykorzystanie swojego wizerunku dla celów promocyjnych biegów organizowanych przez Fundację Tres Companeros i Kopalnię Soli „Wieliczka” S.A., Urząd Miasta i Gminy Wieliczka oraz Powiat Wielicki.

11. Organizator ponosi odpowiedzialność za organizację i prawidłowy przebieg Biegu z wyłączeniem okoliczności leżących wyłącznie po stronie Uczestników lub mających źródło w przyczynach zewnętrznych, których nie można było przewidzieć tzw. siła wyższa (np. powodzie, pożary o dużych rozmiarach, wybuchy wulkanów, trzęsienia ziemi czy epidemie), jak również okoliczności całkowicie niezależnych od Organizatora, pomimo działania Organizatora z najwyższą starannością.

• W przypadku odwołania imprezy, spowodowanej działaniem siły wyższej organizator ustali jej inny termin i poda informację newsletterem do uczestników z wniesioną opłatą startową, na adresy mailowe podane przy rejestracji, co najmniej 45 dni przed planowanym terminem zawodów. W takim przypadku opłata startowa nie podlega zwrotowi i zostaje przeniesiona na kolejny termin zawodów lub inne zawody realizowane przez organizatora.

13. Nieodebrane nagrody przechodzą na własność organizatora po dniu 20.10.2024 r. Wolę odebrania zaległej nagrody należy zgłosić drogą e-mailową do miesiąca po zakończeniu imprezy na adres compan3ros@gmail.com

• Pisemne protesty przyjmuje Sędzia Główny Zawodów do godziny 20:00 w dniu odbywania się biegu.

• Ostateczna interpretacja Regulaminu należy do Dyrektora i Sędziego Zawodów.

16. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wartościowe rzeczy, pozostawione w depozycie.

17.Inne – stan epidemii

1. W przypadku, gdy w planowanym terminie Zawodów, w kraju będą obowiązywać ograniczenia, nakazy i zakazy w związku z wystąpieniem stanu epidemii Covid-19, Organizator przygotuje stosowny załącznik do niniejszego Regulaminu, który będzie instrukcją do bezpiecznego przeprowadzenia imprezy. Będzie to integralna część niniejszego Regulaminu. Instrukcje w nim zawarte będą zgodne z wytycznymi, podanymi w obowiązujących przepisach prawa. Organizator poczyni wszelkie starania, aby impreza mogła się odbyć. W przypadku braku możliwości organizacji Zawodów ze względu na wytyczne Rady Ministrów, Organizator podejmie decyzje o odwołaniu Zawodów bądź przeniesieniu Zawodów na termin rezerwowy.
2. W takim przypadku uczestnikowi przysługiwać będzie zwrot opłaty startowej (pomniejszony o 3% z tytułu prowizji pobieranej przez system płatności online) lub przeniesienie jej na nowy termin.

Dyrektor Biegu Marcin Ścigalski